転職書類の代表的な5つのNG例を徹底解説！修正法を駆使して書類選考を突破しよう
(監修)中嶋 竜之介
株式会社ソマリ 代表取締役
ミスミ、リクルート、Amazon Japanを経て、転職エージェントである株式会社ソマリを創業。
独立後、3期目で転職成功支援者数は80名超。
Amazon、リクルートなどの大手有力企業への紹介実績と人事コネクションを強みに、あなたのキャリアをサポートいたします。
書類がしっかりと整っていないと、あなたのスキルや経験が十分に評価されない可能性があります。
よくあるミスを避け、書類の完成度を高めることで、書類選考の通過率を上げることができます。
本記事では、書類作成で避けたいよくあるミスと、その修正方法を紹介します。
誤字・脱字がある
ミスの原因:
誤字や脱字は、最も一般的なミスですが、採用担当者に対して「細部に気を配らない人」という印象を与えることがあります。
急いで書類を作成したり、見直しを怠ったりすると、このミスが発生しがちです。
修正法:
- 書類作成後に時間をおいて見直す
作成直後は見落としやすいミスも、少し時間をおいてから再確認すると気づきやすくなります。 - スペルチェック機能を活用する
WordやGoogle Docsなどのツールには自動で誤字脱字をチェックしてくれる機能があります。
これを利用して、簡単なミスを防ぎましょう。 - 第三者にチェックしてもらう
自分では気づきにくいミスも、他の人に見てもらうことで見逃しを減らすことができます。
ChatGPTなどの生成AIを活用し、擬似的な第三者として文章を見てもらうのも一つの手です。
フォーマットが統一されていない
ミスの原因:
フォントや文字サイズがバラバラになっていたり、レイアウトが乱れていると、書類を雑に作成するという印象を与えます。
これは、急いで修正を加えたり、別のドキュメントからコピー＆ペーストを繰り返す際に起こりがちです。
修正法:
- フォントとサイズを統一する
書類全体のフォントとサイズを確認し、見出しや本文などで一貫したスタイルを適用します。
ビジネス文書に適したフォント（Arial、Calibriなど）を使用し、見出しは14～16ポイント、本文は10.5～12ポイント程度に統一すると読みやすくなります。 - 余白や行間を整える
文書全体に均等な余白を設けることで、見やすさが向上します。
また、行間が詰まりすぎていると読みにくくなるので、適度なスペースを確保しましょう。 - PDF形式で提出する
Wordや他の編集可能なファイル形式では、採用担当者の環境によってフォーマットが崩れることがあります。提出前にPDF形式に変換して送付することで、フォーマットの崩れを防ぐことができます。
情報が不明瞭・曖昧
ミスの原因:
採用担当者目線で、応募者のスキルや経験が明確に伝わらなかった場合、選考から外される可能性が高くなります。
具体性に欠ける表現や曖昧な記述では、あなたの強みや実績がしっかり伝わりません。
修正法:
- 成果を数値化して具体的に記載する
「売上を増加させた」ではなく、「売上を前年比20%増加させた」といったように、成果を具体的に数値で示すことで説得力を高めましょう。 - STARの法則を活用する
エピソードを「Situation（状況）、Task（課題）、Action（行動）、Result（結果）」で整理し、論理的に伝えることで、採用担当者があなたのスキルや行動力をイメージしやすくなります。 - 曖昧な表現を避ける
「たくさん」「いろいろ」などの抽象的な言葉は避け、できるだけ具体的に説明しましょう。たとえば、「多くの顧客」とするよりも「20社の新規顧客」といった形で具体的な数字を使うことで明確になります。
応募企業のニーズに合っていない
ミスの原因:
自分の経験やスキルを十分にアピールしていても、応募先企業のニーズと一致していない場合、あまり評価されません。
すべての企業に同じ書類を送ることが、このミスの原因になりがちです。
修正法:
- 企業ごとにカスタマイズする
各企業の求人情報や企業理念をしっかりと確認し、その企業が求める人物像やスキルセットに合わせて志望動機や自己PRを調整しましょう。 - 業界や職種のニーズを調査する
応募先の業界や職種特有のニーズを理解し、自分の経験がそのニーズにどうフィットするかを示します。
たとえば、IT業界では技術力をアピールし、営業職ではコミュニケーション力や交渉力を強調するなど、企業が求めるスキルに応じて書類の内容を修正します。 - 転職エージェントに相談する
転職エージェントは企業の内部情報に詳しく、企業ごとに適した書類作成のアドバイスをしてくれることが多いです。
企業のニーズに合わせた文章ができているか確認してもらいましょう。
長すぎる・要点が伝わりにくい
ミスの原因:
志望動機や自己PRに盛り込みたい情報が多すぎる場合、長すぎる文章や要点が散漫な書き方になってしまいます。
これでは、採用担当者が短時間で重要なポイントを把握できず、興味を持たれないことがあります。
修正法:
- 重要な情報を絞り込む
自分の強みや経験の中から、応募先企業に最も関係のあるポイントに絞って書きます。
余分な情報を省き、シンプルかつ明確な文章にまとめましょう。 - 箇条書きを活用する
文章が長くなる場合は、箇条書きを使うことで見やすく整理できます。採用担当者は限られた時間で多くの書類に目を通すため、読みやすいレイアウトを心がけましょう。 - 最初の3行で要点を伝える
自己PRや志望動機の冒頭で、最も重要な情報を簡潔に伝えることで、採用担当者の関心を引きつけることができます。残りの部分で詳細な説明を加えれば、文章全体にメリハリがつき、効果的です。
まとめ
転職活動における書類作成で避けたいよくあるミスを防ぐためには、誤字脱字をチェックし、フォーマットを統一し、具体的な成果や数字を盛り込むことが重要です。
また、応募企業のニーズに合わせた書類を作成し、簡潔で分かりやすい文章にまとめることで、選考通過の確率を高めることができます。
最終的には、転職エージェントに添削を依頼し、プロの視点でブラッシュアップすることで、より完成度の高い書類を作成できるでしょう。
私たち転職エージェントのソマリも、これまで1,000名以上の方と面談し、不明瞭な自己分析の状態から情報を整理して、書類作成のお手伝いをしてきました。
客観的な視点を含めた質の高い自己分析と書類作成をしたいとお考えの方、ぜひお気軽に「無料転職相談」からご希望をお寄せください。
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